Obowiązek informacyjny

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY DLA KLIENTÓW W ZAKRESIE RODO

25 maja 2018 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy o ochronie danych osobowych (RODO). Chcemy, więc wyjaśnić, co dla Ciebie oznacza to w praktyce. Bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem, dlatego też dokładamy wszelkich starań by przetwarzanie ich odbywało się w sposób bezpieczny, a zarazem przejrzysty dla Ciebie. Wprowadziliśmy w tym celu odrębną politykę poświęconą ochronie danych osobowych.

Jej ideą jest zaprezentowanie Tobie pełni praw, jakie posiadasz w związku z nowymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz obowiązków, jakie musimy spełnić wobec Ciebie na gruncie m.in. art. 13 RODO (tzw. Obowiązek informacyjny).

1. Na początku chcemy Ci wyjaśnić, czym tak na prawdę jest RODO.

   RODO, to nic innego jak skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. W każdym, więc przypadku, kiedy będziemy się posługiwać się tym skrótem, będziemy odnosili się do tego właśnie aktu prawnego. Często też używać będziemy zamiennie nazwy „Ogólne rozporządzenie o ochronie danych”.

2. Co kryje się pod pojęciem Administrator?

   Administratorem danych, czyli podmiotem decydującym o tym, w jakim celu, a także, w jaki sposób będą przetwarzane Twoje dane jest: Grupa PSB Handel S.A. z/s w Wełeczu, Wełecz 142, 28-100 Busko-Zdrój, NIP: 655-197-44-39, REGON: 366438684, dalej zwana „Administratorem”.

3. Kim jest Inspektor ochrony danych (IOD)?

   Inspektor ochrony danych (IOD) to osoba, z którą możesz się skontaktować w razie pytań, wątpliwości, co do zakresu przetwarzania Twoich danych przez Administratora.
   
   Funkcję tę w naszej firmie sprawuje: Rafał Andrzejewski.
   Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych umożliwiliśmy Ci na kilka sposobów:

   1. co do zasady rekomendujemy kontakt drogą mailową, pod adresem e-mail: iod.rafalandrzejewski@grupapsb.com.pl. Forma ta umożliwi nam w sposób konkretny i przejrzysty odnieść się do przesłanej przez Ciebie korespondencji.
   2. gdybyś jednak uznał (-a), że kontakt e-mail jest dla Ciebie kłopotliwy, możesz skontaktować się z Inspektorem ochrony danych telefonicznie pod nr telefonu: 504 976 690.
4. Przetwarzamy Twoje dane w następujących celach:
   1. w celu zawarcia umowy oraz realizacji procesu reklamacji (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   2. w celu wysyłania informacji handlowej lub marketingu za pomocą poczty elektronicznej na podstawie Pani/Pana zgody – w przypadku jej wyrażenia (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
   3. w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zw. z art. 7.ust. 1 i 3 RODO);
   4. w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
   5. w celu badania satysfakcji klientów i określania, jakości naszej obsługi, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
   6. w celu oferowania Pani/Pana przez nas produktów i usług bezpośrednio (marketing bezpośredni, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
   7. wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), np. na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych.
5. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych – art. 6 ust 1 lit. a RODO1, art. 6 ust 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 6 ust 1 lit. f RODO.
6. Informacja o odbiorcach danych osobowych:

   Dbamy o poufność Twoich danych. Będziemy mogli je udostępnić również podmiotom, z którymi zawarliśmy umowę powierzenia na gruncie art. 28 RODO. W szczególności może tu dojść do powierzenia danych dostawcom rozwiązań technologicznych (dostawcy usług teleinformatycznych), organizacyjnych (firmy zajmujące się obsługą przewozu towarów i osób, usługami wsparcia logistycznego). Jeśli będziesz chciał uzyskać bardziej szczegółowe informacje nt. zakresów świadczenia usług przez podmioty przetwarzające dane, zawsze możesz skontaktować się w tym celu z Inspektorem ochrony danych bądź innym pracownikiem Administratora. Będziemy także mogli udostępnić Twoje dane osobowe innym podmiotom współpracującym z nami w celu zapewniania ciągłości działań zwłaszcza w przypadku organizowania dodatkowych imprez, zajęć bądź innego rodzaju usług, których świadczenie nie odbywa się w sposób ciągły, ale także podmiotom ubezpieczeniowym, bankom czy serwisom płatności elektronicznej. Twoje dane mogą także zostać udostępnione firmom działającym w sferze obsługi prawnej oraz windykacyjnej tj. kancelarie prawne, firmy windykacyjne itp., kiedy będziemy zmuszeni do dochodzenia swoich roszczeń.

7. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.
8. Okres retencji, czyli jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?

   Będziemy przetwarzać Twoje dane nie dłużej niż to konieczne.

   1. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie obecnych przepisów jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
   2. eżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach sądowych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego;
   3. Jeżeli wyrazisz nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych, czy to do celów marketingowych, rozpowszechniania wizerunku i w wielu innych wypadkach, kiedy o tę zgodę poprosimy, wówczas będziemy je przetwarzać do czasu odwołania przez Ciebie zgody;
   4. Po zrealizowaniu celu pierwotnego, dla którego Twoje dane zostały zebrane (np. realizacja umowy, przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy), Twoje dane będą̨ przetwarzane dla celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi oraz przez okres niezbędny dla obrony przed roszczeniami kierowanymi wobec nas, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem okresów przedawnienia roszczeń́ określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.
9. Informujemy, iż masz:
   1. prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
   2. prawo do sprostowania (poprawienia) swoich danych;
   3. prawo do usunięcia danych - jeżeli Twoim zdaniem nie ma podstaw do tego, abyśmy przetwarzali  te dane, może Pani/ Pan zażądać abyśmy je usunęli;
   4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych - może Pani/Pan żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Panią/Panem działań, jeżeli Pani/Pana zdaniem mamy nieprawidłowe dane na Pani/Pana temat lub przetwarzamy je bezpodstawnie; lub nie chce Pani/Pan, żebyśmy je usunęli, bo są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; lub na czas wniesionego sprzeciwu względem przetwarzania danych;
   5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych - Sprzeciw „marketingowy”. Ma Pani/ Pan  prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego. W przypadku skorzystania z tego prawa – zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu.
   6. prawo do wniesienia sprzeciwu z uwagi na szczególną sytuację. Ma Pani/ Pan także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celach innych niż marketing bezpośredni. Powinna Pani/Pan wtedy wskazać nam szczególną sytuację, która Pani/Pana zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem. Przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba, że wykażemy, że podstawy przetwarzania przez nas Pani/Pana danych są nadrzędne wobec Pani/Pana praw lub też, że Pani/Pana dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
   7. prawo do przenoszenia danych – ma Pani/Pan prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe Pana/Pani dotyczące, które posiadamy na podstawie umowy lub Pani/ Pana zgody. Może Pani/Pan też zlecić nam przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi;
   8. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzamy Pani/ Pana dane niezgodnie z prawem, może Pani/Pan złożyć w tej sprawie skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego;
   9. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych - w każdej chwili może Pani/Pan prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie Pani/Pana zgody. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

   W celu wykonania swoich praw prosimy kierować żądanie pod adres email:
   iod.rafalandrzejewski@grupapsb.com.pl
   Proszę pamiętać, że przed realizacją Pani/Pana uprawnień będziemy się musieli upewnić, że Pani/Pan to Pani/Pan, czyli odpowiednio Panią/Pana zidentyfikować.

10. Informujemy ponadto, iż w stosunku do danych osobowych przetwarzanych na podstawie Twojej zgody – masz prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może zostać dokonane w takiej samej formie, w jakiej została udzielona zgoda. 
11. Podanie danych jest dobrowolne, jednakże często konieczne, aby móc zawrzeć z nami umowę, skorzystać z naszych usług czy po prostu móc kontaktować się z nami. Jeżeli jednak będziemy chcieli świadczyć Tobie dodatkowe usługi, np. marketing produktów drogą elektroniczną lub telefoniczną zawsze zapytamy o zgodę. Nieudzielenie przez Ciebie zgody na marketing, pozostaje bez wpływu na zawarcie umowy o świadczenie usług hotelowych. Traktujemy Twoją zgodę, jako dobrowolne, świadome, jednoznaczne oświadczenie woli, które w każdej chwili może być wycofane.
12. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Przetwarzamy je, bowiem zarówno w wersji papierowej jak i wielokrotnie w systemach informatycznych. Nie wiąże się to jednak z automatycznym podejmowaniem decyzji w tym z profilowaniem.

1) RODO - ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).